การจัดการข้อมูลที่ถูกทำซ้ำ ใช้สำหรับป้องกันและจัดการการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนเข้าสู่ระบบ ช่วยลดความสับสนจากข้อมูลซ้ำและเก็บไว้คนละที่ เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

การป้องกันการทำซ้ำของข้อมูล (Duplicate Prevention) 

เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถตั้งค่าการป้องกันการทำซ้ำของข้อมูลในโมดูล โดยการตั้งค่าทำได้ดังนี้: 

1. ไปที่ เมนู (Menu) > การตั้งค่า (Settings) > การตั้งค่า CRM (CRM Settings) > การจัดการโมดูล (Module Management) > ฟิลด์และเลย์เอาต์ของโมดูล (Module Layouts & Fields)
2. เลือกโมดูลที่ต้องการป้องกันการทำซ้ำของข้อมูล
3. เลือกแท็บ การป้องกันการทำซ้ำ (Duplicate Prevention)
4. ในฟิลด์ เปิดใช้การตรวจสอบการซ้ำ ให้เลือกใช่
5. เลือกฟิลด์เฉพาะ (unique fields) ที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลซ้ำ
6. เลือกการดำเนินการหากพบข้อมูลที่ซ้ำกันขณะซิงค์กับแอปพลิเคชันภายนอก

หมายเหตุ: คุณลักษณะการป้องกันการทำซ้ำจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้และแอปพลิเคชันภายนอกสร้างข้อมูลที่ซ้ำขึ้นมาใหม่เท่านั้น ข้อมูลที่สร้างจากการนำเข้า (Import) และจากการทำงานอัตโนมัติ (Workflows) จะไม่ถูกตรวจสอบหารายการซ้ำ

ข้อมูลซ้ำกันที่มีอยู่สามารถลบออกได้โดยใช้คุณลักษณะ "ค้นหารายการซ้ำ" จากหน้าโมดูล

การค้นหารายการซ้ำ (Find Duplicate)

ผู้ใช้งานสามารถค้นหารายการซ้ำได้จากหน้ารายการของโมดูล คุณลักษณะนี้จะช่วยในการค้นหาและระบุข้อมูลที่ซ้ำกันโดยพิจารณาจากค่าของฟิลด์ หลังจากระบุข้อมูลที่ซ้ำกันแล้ว ผู้ใช้งานสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการรวมหรือลบข้อมูลเหล่านั้น

วิธีค้นหาและจัดการข้อมูลที่ซ้ำกัน:

1. ไปที่รายการของโมดูลที่คุณต้องการค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกัน
2. คลิกเพิ่มเติม (More) > ค้นหารายการที่ซ้ำกัน (Find Duplicates)
   
   
   
3. เลือกฟิลด์ที่ต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันได้จากจับคู่ฟิลด์ สามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งฟิลด์
   
4. (ไม่บังคับ) เลือกช่องทำเครื่องหมาย “ไม่ต้องสนใจค่าว่าง” หากไม่ต้องการให้ปรากฏผลลัพธ์ที่เป็นค่าว่าง (empty values) ในการค้นหา
5. คลิกที่ปุ่ม “ค้นหารายการที่ซ้ำกัน” (Find Duplicates)
6. ในการลบข้อมูลที่ซ้ำกัน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย(checkbox)ที่อยู่ด้านหน้าข้อมูลที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกปุ่ม “ลบ” (Delete) คลิกใช่เพื่อยืนยันการลบ
   
7. ในการรวม (Merge) ข้อมูลที่ซ้ำกัน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย (checkbox) ของข้อมูลภายใต้คอลัมน์ “Merge Select” จากนั้นคลิก “Merge” เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการรวม จากนั้นคลิกปุ่ม “Merge” เพื่อรวมข้อมูล