หากบริษัทมีเทมเพลตเอกสารในรูปแบบของตนเอง เช่น ใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายที่ตั้งไว้ล่วงหน้า สามารถเริ่มส่งเอกสารไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า(potential customers)ได้ทันทีทางอีเมลหรือส่งออกเป็น PDF
- ปุ่ม “ส่งออกเป็น PDF/อีเมล(Export to PDF/Email)” จะปรากฏในทุกข้อมูล ที่รายละเอียด/สรุป(detail/summary view) หากมีเทมเพลตที่สร้างขึ้นสำหรับโมดูลนั้น คลิกที่ปุ่ม ส่งออกเป็น PDF/อีเมล(Export to PDF/Email) จะปรากฏหน้าต่างป๊อปอัปขึ้น
- หากต้องการดูเอกสารก่อนที่จะส่ง คลิกที่ไอคอนรูปดวงตา(eye icon) หรือคลิกปุ่ม ส่งผ่านอีเมล(Send via Email) เพื่อเริ่มส่งเอกสารทางอีเมล โดยในเนื้อหาของอีเมลจะประกอบด้วย:
- ผู้รับที่เป็นไปได้(Possible recipients) – ตัวออกแบบเอกสารจะเชื่อมโยงอีเมลที่เป็นไปได้กับที่อยู่อีเมลจากบริษัท(organization )และผู้ติดต่อ(contact)ที่เกี่ยวข้อง
- เพิ่มสำเนา/เพิ่มสำเนาลับ(Add Cc/Add Bcc) - สามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมได้
- เรื่อง(Subject) - ถ้าเอกสารมีชุดเทมเพลตอีเมล หัวเรื่องจะถูกป้อนล่วงหน้าตามเทมเพลตอีเมล โดยสามารถแก้ไขหัวข้อ(subject)ที่กรอกไว้ล่วงหน้าได้
- แนบสำเนา PDF(Attach PDF Copy) - เมื่อมีการเลือก ระบบจะแนบสำเนา PDF ไว้ในอีเมล (นอกเหนือจากลิงก์เอกสารออนไลน์/เอกสารแบบโต้ตอบ จากเทมเพลตอีเมล)
- รวมลายเซ็น(Include Signature) - เมื่อมีการเลือก ระบบจะแนบรูปถ่ายลายเซ็นจากการตั้งค่าผู้ใช้(User Preference) ที่ส่วนท้ายของอีเมล
- คลิก เลือกไฟล์(Choose File) เพื่อแนบไฟล์อื่นจากคอมพิวเตอร์ หรือ เรียกดู CRM(Browse CRM) เพื่อแนบไฟล์อื่นจากเอกสารของ CRM
- เนื้อหาอีเมล(Email body) - หากเอกสารมีชุดเทมเพลตอีเมล เนื้อหาอีเมลจะถูกกรอกไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการเขียนอีเมลในกณชรณีเอกสารที่มีการส่งบ่อยครั้ง โดยเนื้อหาอีเมลที่กรอกไว้ล่วงหน้าสามารถแก้ไขได้
- ดูเอกสารตามที่ผู้รับเห็น(See the document as your recipient sees it) - ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อดูตัวอย่างเอกสารจากหน้าต่างใหม่ก่อนส่งเอกสาร
- ส่ง/ยกเลิก(Send/Cancel) – คลิกส่งเพื่อส่งอีเมลหรือยกเลิกเพื่อปิดหน้าป๊อปอัปนี้
- ส่งออกเป็น PDF(Export to PDF) - คลิกปุ่มส่งออกเป็น PDF เพื่อดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบ PDF ไปยังไดรฟ์ในเครื่องของผู้ใช้งาน
- ใช้เป็นเทมเพลตอีเมล(Use as Email Template) - รวมเทมเพลตที่เลือกไว้ในเนื้อหาอีเมลโดยตรง สำหรับคุณลักษณะนี้ยังอยู่ในช่วงทดลอง จึงยังไม่รับประกันผลลัพธ์จนกว่าจะมีการปรับปรุงเพิ่มเติม
ข้อคิดเห็น
0 ข้อคิดเห็น
บทความนี้ถูกปิดการแสดงข้อคิดเห็น