การสร้างรายงานข้อมูล(Create a Detail Report)
การสร้างรายงานใหม่สามารถทำได้ตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ในหน้ารายงาน ให้คลิกปุ่ม +เพิ่มรายงาน(Add Report) จากนั้นเลือกปุ่มรายงานข้อมูล(Detail Report)
- ระบุรายละเอียดของรายงาน:
- ชื่อรายงาน(Report Name): ระบุชื่อที่ต้องการสำหรับรายงาน
- โฟลเดอร์รายงาน(Report Folder): เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วในระบบสำหรับจัดเก็บรายงาน
- โมดูลหลัก(Primary Module): เลือกโมดูลเพื่อสร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูลของโมดูลนั้น
- เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้อง(Related Modules): (ไม่บังคับ) เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องได้สูงสุดสองโมดูลเพื่อนำฟิลด์ของโมดูลเหล่านั้นเข้ามารวมด้วยในขณะสร้างรายงาน
- คำอธิบาย(Description): (ไม่บังคับ) ระบุคำอธิบายของรายงานเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
- รายงานที่ถูกแชร์(Shared Report): (ไม่บังคับ) เลือกผู้ใช้ บทบาท หรือกลุ่มที่ต้องการแชร์รายงานด้วย
- รายงานตามกำหนดการ(Scheduled Report): (ไม่บังคับ) เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายหากต้องการส่งรายงานทางอีเมลไปยังผู้ใช้ที่ระบุหรือผู้รับอีเมล ดูเพิ่มเติมจากการตั้งเวลารายงาน(Schedule a Report)
- เลือกคอลัมน์ คอลัมน์ที่เลือกจะแสดงในรายงานของผู้ใช้งาน โดยจะถูกจัดกลุ่มตามฟิลด์เฉพาะในลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย(ascending or descending order) แล้วทำการคำนวณในฟิลด์เป็นเลขจำนวนเต็มและสกุลเงิน:
- เลือกคอลัมน์(Select Columns):
สามารถเลือกฟิลด์จากโมดูลที่เลือกไว้ว่าจะถูกแสดงในรายงานของ โดยผู้ใช้งานจะต้องคลิกบริเณพื้นที่ข้อความที่มีให้เพื่อเลือกฟิลด์ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกฟิลด์จากโมดูลที่เกี่ยวข้องที่ได้เลือกไว้ก่อนหน้านี้แล้วได้เช่นกัน สำหรับการจัดลำดับของฟิลด์นั้น สามารถทำได้ง่ายด้วยการลากและวางฟิลด์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ - จัดกลุ่มโดย(Group By):
ในขณะที่สร้างรายงาน บ่อยครั้งจะพบว่าข้อมูลที่ได้มีการกระจายที่ไม่สม่ำเสมอ ข้อมูลในฟิลด์เดียวกันกระจัดกระจาย ทำให้ในการจัดการรายงานมีความยุ่งยาก คุณสมบัตินี้จะช่วยให้สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้ตามฟิลด์ที่เลือก สามารถจัดกลุ่มได้ตามลำดับตัวอักษร(ascending or descending order of alphabets) - การคำนวณ(Calculations): เลือกกล่องกาเครื่องหมาย(check-boxes)เพื่อทำการคำนวณในฟิลด์สกุลเงินและตัวเลข
- เลือกคอลัมน์(Select Columns):
- ระบุเงื่อนไขตัวกรอง(Filtered Conditions) สามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากต้องการสร้างรายงานโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดในโมดูลที่เลือก
- เงื่อนไขทั้งหมด(All Conditions): รายการขึ้นอยู่กับเงื่อนไข "และ(AND)"
เงื่อนไข 1
และ
เงื่อนไข 2
และ
เงื่อนไข 3
แสดงผลก็ต่อเมื่อเงื่อนไข 'ทั้งหมด' เป็นจริงเท่านั้น หากมีเงื่อนไขใดไม่เป็นจริง จะไม่ถูกดำเนินการ - เงื่อนไขใดก็ได้(Any Conditions): รายการขึ้นอยู่กับเงื่อนไข "หรือ(OR)"
เงื่อนไข 1
หรือ
เงื่อนไข 2
หรือ
เงื่อนไข 3
แสดงผลก็ต่อเมื่อมีเงื่อนไข 'อย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไข' ที่เป็นจริง หากเงื่อนไขทั้งหมดไม่เป็นจริง จะไม่ถูกดำเนินการ - เพิ่มกลุ่ม(Add Group): เพิ่มการจัดกลุ่มอื่นๆเพิ่มเติมในเงื่อนไข สามารถเลือกใช้เงื่อนไข "และ(AND )" หรือ "หรือ(OR )" เพื่อให้รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นกับรายงานของคุณ
- เงื่อนไขทั้งหมด(All Conditions): รายการขึ้นอยู่กับเงื่อนไข "และ(AND)"
- บันทึก(Save)และสร้างรายงาน(Generate Report)
การจัดการรายงานข้อมูล(Manage a Detail Report)
หลังจากสร้างรายงานแล้ว สามารถแก้ไขเงื่อนไขของรายงาน(edit) ทำซ้ำรายงาน(duplicate) ปักหมุดรายงานข้อมูลไปยังแดชบอร์ดที่เลือก(pin the detail report) พิมพ์รายงาน(print) และส่งออกรายงาน(export)ในหลายรูปแบบ
- แก้ไขรายงาน(Edit a report): คลิกปุ่มปรับแต่ง(Customize)เพื่อเริ่มแก้ไขรายงานปัจจุบัน
- ปักหมุดรายงาน(Pin a report): หากต้องการปักหมุดรายงาน ให้คลิกที่ไอคอนปักหมุด(Pin icon)แล้วจึงเลือกแดชบอร์ดที่ต้องการปักหมุดรายงาน สามารถปักหมุดรายงานไปยังแดชบอร์ดได้มากกว่าหนึ่งหน้าในแต่ละครั้ง
- ทำซ้ำรายงาน(Duplicate a report): คลิกปุ่มทำซ้ำเพื่อทำซ้ำรายงาน มีประโยชน์อย่างมากในกรณีที่ต้องการสร้างรายงานที่สองโดยมีเงื่อนไขหรือประเภทของรายงานที่แตกต่างกันเล็กน้อย
- พิมพ์รายงาน(Print a report): คลิกปุ่มพิมพ์เพื่อพิมพ์รายงาน:
- พิมพ์(Print): ให้ตัวเลือกในการพิมพ์รายงานหรือส่งออกรายงานในรูปแบบของไฟล์ PDF
- พิมพ์V2(PrintV2): สามารถดูรายงานในรูปแบบที่พิมพ์ได้
- ส่งออกรายงาน(Export report): คลิกปุ่มส่งออกเพื่อส่งออกรายงาน:
- ส่งออก CSV(Export CSV): สามารถส่งออกรายงานในรูปแบบไฟล์ csv
- ส่งออก Excel(Export Excel): สามารถส่งออกรายงานในรูปแบบไฟล์ excel
หมายเหตุ: รายงานอนุญาตให้ใช้ตัวเลือกส่งออกรายงานก็ต่อเมื่อผู้ใช้งานมีสิทธิ์ส่งออกข้อมูลรายงานและโมดูลที่เลือกในรายงานเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์รายงานได้โดยการคลิกที่ไอคอนพิมพ์ในรายละเอียดของรายงาน(detail view of the report)
ข้อคิดเห็น
0 ข้อคิดเห็น
บทความนี้ถูกปิดการแสดงข้อคิดเห็น