รายงานตารางแบบ Pivot(Pivot tablereport) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการสรุปข้อมูลในกลุ่ม สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมากโดยอัตโนมัติและสร้างรายงานที่แสดงจำนวนที่มีทั้งหมด(count totals) ค่าเฉลี่ย(averages) ผลรวม(sums) และการคำนวณอื่นๆ รวมถึงการจัดเรียงข้อมูลเป็นกลุ่ม

ตัวอย่างที่รายงานแบบ Pivot(Pivot Reports) สามารถแสดงให้เห็น:

• จำนวนลูกค้าเป้าหมายที่มอบหมาย(Open Leads assigned)ให้กับพนักงานขายแต่ละคน
• จำนวนผู้ติดต่อแบ่งตามประเทศ(Contacts by Country) และสามารถเจาะลึกถึงในระดับเมือง(City level)
• ยอดรวมรายได้ตามเดือน(Revenue Totals by Month)หรือตามพนักงานขาย
• จำนวนข้อร้องเรียน(Ticket Counts)จัดกลุ่มตามสถานะ & เจ้าของ

การสร้างรายงาน Pivot (Create a Pivot Report)

การสร้างรายงานตารางแบบ Pivot (pivot table report) ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้: 

1. ในหน้ารายงาน ให้คลิกปุ่ม +เพิ่มรายงาน จากนั้นเลือกปุ่ม Pivot
2. ระบุรายละเอียดของรายงาน:
   • ชื่อรายงาน(Report Name): ระบุชื่อที่ต้องการสำหรับรายงาน
   • โฟลเดอร์รายงาน(Report Folder): เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วในระบบสำหรับจัดเก็บรายงาน
   • โมดูลหลัก(Primary Module): เลือกโมดูลเพื่อสร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูลของโมดูลนั้น
   • เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้อง(Related Modules): (ไม่บังคับ) เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องได้สูงสุดสองโมดูลเพื่อนำฟิลด์ของโมดูลเหล่านั้นเข้ามารวมด้วยในขณะสร้างรายงาน
   • คำอธิบาย(Description): (ไม่บังคับ) ระบุคำอธิบายของรายงานเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
   • รายงานที่ถูกแชร์(Shared Report): (ไม่บังคับ) เลือกผู้ใช้ บทบาท หรือกลุ่มที่ต้องการแชร์รายงานด้วย
   • รายงานตามกำหนดการ(Scheduled Report): (ไม่บังคับ) เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายหากต้องการส่งรายงานทางอีเมลไปยังผู้ใช้ที่ระบุหรือผู้รับอีเมล ดูเพิ่มเติมจากการตั้งเวลารายงาน(Schedule a Report)
3. ระบุเงื่อนไขตัวกรอง(Filtered Conditions) สามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากต้องการสร้างรายงานโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดในโมดูลที่เลือก
   
   

• เงื่อนไขทั้งหมด(All Conditions): รายการขึ้นอยู่กับเงื่อนไข "และ(AND)"
  เงื่อนไข 1
  และ
  เงื่อนไข 2
  และ
  เงื่อนไข 3
  แสดงผลก็ต่อเมื่อเงื่อนไข 'ทั้งหมด' เป็นจริงเท่านั้น หากมีเงื่อนไขใดไม่เป็นจริง จะไม่ถูกดำเนินการ
  
  
• เงื่อนไขใดก็ได้(Any Conditions): รายการขึ้นอยู่กับเงื่อนไข "หรือ(OR)"
  เงื่อนไข 1
  หรือ
  เงื่อนไข 2
  หรือ
  เงื่อนไข 3
  แสดงผลก็ต่อเมื่อมีเงื่อนไข 'อย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไข' ที่เป็นจริง หากเงื่อนไขทั้งหมดไม่เป็นจริง จะไม่ถูกดำเนินการ
  
  
• เพิ่มกลุ่ม(Add Group): เพิ่มการจัดกลุ่มอื่นๆเพิ่มเติมในเงื่อนไข สามารถเลือกใช้เงื่อนไข "และ(AND )" หรือ "หรือ(OR )" เพื่อให้รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นกับรายงานของคุณ

4. เลือกรายละเอียดของฟิลด์ Pivot(details of pivot fields):
   • เลือกแถว(Rows): เลือกฟิลด์กลุ่มอย่างน้อยหนึ่งฟิลด์สำหรับแกน X
   • เลือกคอลัมน์(Columns): เลือกฟิลด์กลุ่มอย่างน้อยหนึ่งฟิลด์สำหรับแกน Y 
   • เลือกฟิลด์ข้อมูล(Data Fields): เลือกข้อมูลสถิติที่จะแสดง
5. บันทึกและสร้างรายงาน(Save & Generate Report) คอลัมน์และแถวที่สร้างขึ้นสามารถเลือกที่จะซ่อนหรือแสดงผลบางส่วนในตารางได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม "-" หรือ "+" เพื่อสลับระหว่างการตั้งค่า 

นอกเหนือจากตารางแบบ Pivot(Pivot table)อย่างเดียวแล้ว สามารถสร้างแผนภูมิ(Chart)จากตารางแบบ Pivot ได้อีกด้วย โดยสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกปุ่มเพิ่มแผนภูมิ(Add Chart) (ตัวเลือก) ที่อยู่ด้านข้างปุ่มบันทึกและสร้างรายงาน(Save & Generate Report)
2. เลือกประเภทแผนภูมิ(chart type)
3. เลือกรายละเอียดของแผนภูมิ(details of chart):
   1. จัดกลุ่มตามฟิลด์(Group by Field): เลือกฟิลด์การจัดกลุ่ม
   2. ฟิลด์ข้อมูล(Data Fields): เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการคำนวณ สำหรับแผนภูมิแท่ง(bar chart)และแผนภูมิเส้น(line chart) สามารถเลือกฟิลด์ข้อมูลได้สูงสุด 3 ฟิลด์
   3. ตำแหน่งคำอธิบาย(Legend Position): เปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นของคำอธิบายแผนภูมิ
   4. ค่าคำอธิบาย(Legend Value): สามารถตั้งค่าคำอธิบายได้จาก ไม่มีคำอธิบาย(none) ตามค่า(by value) เป็นเปอร์เซ็นต์(by percentage) หรือตามค่าเป็นเปอร์เซ็นต์(by value with percentage)
   5. แสดงกริด(Display Grid): แสดงหรือซ่อนกริด
   6. รูปแบบตัวเลขขนาดใหญ่(Format Large Number): เลือกใช้เพื่อเปลี่ยนตัวเลขขนาดใหญ่ เช่น 70,000 ให้กลายเป็น 70k
   7. แสดงป้ายกำกับ(Display Label): แสดงหรือซ่อนป้ายกำกับ
   8. วาดเส้นแนวนอน(Draw Horizontal Line): มีประโยชน์สำหรับแผนภูมิแท่งเมื่อต้องการเปรียบเทียบจำนวนเป้าหมายกับจำนวนข้อมูลจริง
4. บันทึกและสร้างรายงาน(Save & Generate Report) รายงานของแผนภูมิ(chart report)จะอยู่บริเวณด้านล่างของตารางแบบ Pivot(Pivot table) โดยแผนภูมินี้จะมีการโต้ตอบเมื่อขีดฆ่าป้ายที่กำกับของคำอธิบายแผนภูมิ ข้อมูลในส่วนที่ถูกขีดฆ่าจะหายไปจากแผนภูมิด้วย

การจัดการรายงาน Pivot (Manage a Pivot Report)

หลังจากสร้างรายงานแล้ว สามารถแก้ไขเงื่อนไขของรายงาน(edit) ทำซ้ำรายงาน(duplicate) ปักหมุดรายงานข้อมูลไปยังแดชบอร์ดที่เลือก(pin the detail report) ลบแผนภูมิที่เกี่ยวข้อง(delete the related chart) และส่งออกรายงาน(export)ในรูปแบบไฟล์ excel

• แก้ไขรายงาน(Edit a report): คลิกปุ่มปรับแต่ง(Customize)เพื่อเริ่มแก้ไขรายงานปัจจุบัน
• ปักหมุดรายงาน(Pin a report): หากต้องการปักหมุดรายงาน ให้คลิกที่ไอคอนปักหมุด(Pin icon)แล้วจึงเลือกแดชบอร์ดที่ต้องการปักหมุดรายงาน สามารถปักหมุดรายงานไปยังแดชบอร์ดได้มากกว่าหนึ่งหน้าในแต่ละครั้ง 
• ทำซ้ำรายงาน(Duplicate a report): คลิกปุ่มทำซ้ำเพื่อทำซ้ำรายงาน มีประโยชน์อย่างมากในกรณีที่ต้องการสร้างรายงานที่สองโดยมีเงื่อนไขหรือประเภทของรายงานที่แตกต่างกันเล็กน้อย
• ลบแผนภูมิที่เกี่ยวข้อง(Delete the related chart): คลิกปุ่มลบแผนภูมิ เพื่อลบแผนภูมิ
• ส่งออกรายงาน Excel(Export Excel): คลิกปุ่มส่งออกเป็น EXCEL(Export EXCEL) เพื่อส่งออกรายงานในรูปแบบไฟล์ Excel