กฎการแชร์แบบกำหนดเอง ทำให้คนในสังกัดได้รับสิทธิ์ในการจัดการข้อมูลของหัวหน้า กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้ใช้ที่มีลำดับชั้นที่สูงกว่า สามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่คนในสังกัดเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ แม้จะเป็นข้อมูลแบบส่วนตัวก็ตาม โดยสามารถทำได้ด้วยการตั้งค่ากฎการแชร์เป็นสาธารณะ (Public) วัตถุประสงค์การใช้กฎการแชร์แบบกำหนดเองคือเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะกลุ่ม บทบาท หรือบทบาทและคนในสังกัด ที่กำหนดไว้ ซึ่งอยู่ต่ำกว่าคุณในลำดับชั้นของบทบาท

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายขายอยู่เหนือตัวแทนขายในลำดับชั้นของบทบาท ถ้ากฎการแชร์ถูกตั้งค่าเป็นแบบส่วนตัว ผู้จัดการฝ่ายขายจะสามารถดูข้อมูลทั้งหมดของพนักงานขายในทีมของตนได้ แต่ในทางกลับกัน พนักงานขายจะไม่สามารถดูข้อมูลของผู้จัดการฝ่ายขายได้ หากผู้จัดการฝ่ายขายต้องการให้พนักงานขายเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ และใช้การตั้งค่ากฎการแชร์เป็นแบบสาธารณะ จะทำให้บุคคลภายนอกทีมสามารถดูข้อมูลของผู้จัดการฝ่ายขายได้ การตั้งค่ากฎการแชร์แบบกำหนดเองจึงเป็นตัวเลือกที่ทำให้ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะกับตัวแทนขายในทีมของตนเองเท่านั้น

วิธีการตั้งค่ากฎการแชร์ขั้นสูง

1. ในหน้ากฎการแชร์ของโมดูลใดโมดูลหนึ่ง ให้คลิกลูกศรที่อยู่ใต้แท็บ “กฎการแชร์ข้อมูลขั้นสูง”
2. คลิกปุ่ม “+ เพิ่มกฎการแชร์ข้อมูลแบบกำหนดเอง”
   
3. ใส่กฎการแชร์แบบกำหนดเองแล้วคลิก “บันทึก”

• (โอกาสการขาย) ของ: เลือกค่าเพื่อระบุว่าสามารถเข้าถึงข้อมูลของบุคคลไหน (หัวหน้า)
• เข้าถึงได้โดย: เลือกค่าเพื่อระบุว่าใครจะสามารถเข้าถึงข้อมูลของบุคคลนั้น (หัวหน้า) ได้
• มีสิทธิ์: เลือกสิทธิ์ที่ผู้ใช้ได้รับ เช่นอ่านได้เท่านั้น หรือได้ทั้งอ่านและเขียน

หมายเหตุ: สามารถกำหนดกฎการแชร์แบบกำหนดเองเพื่อแชร์ข้อมูลกับบทบาท, บทบาทและคนในสังกัด, และกลุ่ม